Steuererklärung 2026: ghidul complet pentru angajații români

Pentru mulți români care lucrează în Germania, declarația fiscală pare complicată: formulare în germană, termene, clase de impozitare, navetă, copii, chirie, homeoffice și tot felul de documente de la angajator. În realitate, pentru un angajat obișnuit, Steuererklärung poate fi destul de simplă dacă știi ce trebuie verificat.

Important de la început: când vorbim despre „Steuererklärung 2026”, pot exista două sensuri. În 2026, majoritatea persoanelor depun declarația pentru anul fiscal 2025. Pentru veniturile obținute în anul 2026, declarația se depune, de regulă, în anul 2027.

Acest ghid explică pe românește ce trebuie să știe angajații români din Germania: cine trebuie să depună declarația, cine o poate depune voluntar, ce termene există, ce cheltuieli pot fi recuperate și ce documente trebuie pregătite.

Ce este Steuererklärung?

Steuererklärung este declarația fiscală anuală prin care îi arăți Finanzamt-ului ce venituri ai avut și ce cheltuieli deductibile poți lua în calcul. Pentru angajați, statul german reține lunar Lohnsteuer direct din salariu. La finalul anului, prin declarația fiscală, se verifică dacă ai plătit prea mult sau prea puțin impozit.

Dacă ai plătit prea mult, primești bani înapoi. Dacă ai plătit prea puțin, Finanzamt poate cere diferența.

Pentru mulți angajați, mai ales cei cu navetă, copii, cheltuieli de muncă, homeoffice sau perioade cu Krankengeld, Elterngeld ori Arbeitslosengeld, declarația fiscală poate aduce o rambursare importantă.

Trebuie toți angajații să depună Steuererklärung?

Nu. Dacă ești angajat, ai un singur loc de muncă, nu ai alte venituri importante și angajatorul ți-a reținut corect impozitul, de multe ori nu ești obligat să depui declarația fiscală.

Totuși, poți depune voluntar. Iar în multe cazuri merită.

Finanțele din NRW explică faptul că persoanele care au doar salariu impozitat deja prin angajator nu sunt, în principiu, obligate să depună declarație, dar pot face o Antragsveranlagung, adică o declarație voluntară, mai ales dacă au Werbungskosten, Sonderausgaben sau außergewöhnliche Belastungen.

Când ești obligat să depui declarația fiscală?

Există situații în care angajatul trebuie să depună Steuererklärung fără să aștepte o invitație specială de la Finanzamt.

Cele mai importante cazuri sunt:

Ai primit Lohnersatzleistungen de peste 410 euro într-un an. Aici intră, de exemplu, Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Krankengeld, Elterngeld, Mutterschaftsgeld sau Insolvenzgeld. Aceste venituri pot intra la Progressionsvorbehalt, adică nu sunt impozitate direct ca salariu, dar pot crește cota de impozitare aplicată restului veniturilor. Finanțele NRW menționează expres obligația de depunere pentru Lohnersatzleistungen peste 410 euro.

Ai avut Steuerklasse III/V sau Steuerklasse IV cu Faktor împreună cu soțul sau soția. Dacă ambii parteneri au salariu și folosesc combinația III/V sau IV cu Faktor, declarația fiscală este, în general, obligatorie.

Ai avut un Lohnsteuerfreibetrag înregistrat la Finanzamt, de exemplu pentru drumuri lungi spre muncă sau dublă gospodărie. În acest caz, Finanzamt vrea să verifice la finalul anului dacă suma estimată a fost corectă.

Ai avut venituri fără reținere de Lohnsteuer de peste 410 euro, cum ar fi chirii, anumite venituri din activități secundare sau alte sume neimpozitate prin salariu.

Ai fost solicitat direct de Finanzamt să depui declarația. Dacă primești o scrisoare de la Finanzamt, nu o ignora.

Care este termenul pentru Steuererklärung 2026?

Aici trebuie făcută diferența între anul în care depui și anul fiscal pentru care depui.

Pentru declarația fiscală obligatorie aferentă anului 2025, termenul general este 31 iulie 2026. Finanțele NRW confirmă regula generală: cine este obligat să depună declarația trebuie să o trimită până la 31 iulie al anului următor. Pentru declarația 2025, termenul este 31 iulie 2026. Dacă ai Steuerberater sau Lohnsteuerhilfeverein, termenul pentru 2025 se prelungește până la 1 martie 2027.

Pentru veniturile din anul 2026, termenul general pentru cei obligați va fi 31 iulie 2027. Dacă lucrezi cu Steuerberater sau Lohnsteuerhilfeverein, termenul general se prelungește până la ultimul termen din februarie al celui de-al doilea an următor.

Dacă depui voluntar declarația pentru anul 2026, ai timp până la 31 decembrie 2030. Finanțele Baden-Württemberg explică faptul că pentru Antragsveranlagung se aplică termenul de patru ani și dă chiar exemplul: pentru anul 2026, declarația voluntară poate fi depusă până la 31 decembrie 2030.

Ce se întâmplă dacă depui prea târziu?

Dacă ești obligat să depui și ratezi termenul, Finanzamt poate aplica sancțiuni. Pot apărea Verspätungszuschlag, Zwangsgeld, estimarea impozitului sau dobânzi. Finanțele NRW menționează aceste consecințe pentru depășirea termenului.

Dacă depui voluntar, nu ai același risc de amendă pentru întârziere, dar poți pierde dreptul la rambursare dacă trece termenul de patru ani.

Ce poți deduce ca angajat?

Pentru angajați, cele mai importante cheltuieli se numesc Werbungskosten. Acestea sunt costuri legate de job.

Germania aplică automat Arbeitnehmer-Pauschbetrag, adică o sumă forfetară pentru cheltuieli profesionale. În prezent, această sumă este de 1.230 euro pe an. Asta înseamnă că Finanzamt îți recunoaște automat 1.230 euro cheltuieli de muncă, chiar dacă nu aduci dovezi. Dacă ai cheltuieli mai mari, merită să le declari individual.

Exemple de Werbungskosten:

drumul până la muncă, echipamente de lucru, cursuri profesionale, laptop, telefon folosit profesional, haine speciale de protecție, taxe sindicale, aplicații sau software pentru muncă, costuri pentru Bewerbungen, dublă gospodărie, relocare pentru serviciu sau homeoffice.

Drumul spre muncă: Pendlerpauschale

Una dintre cele mai importante deduceri pentru românii din Germania este naveta.

Din 2026, Entfernungspauschale crește la 38 de cenți pe kilometru, începând cu primul kilometru. Până acum, această sumă mai mare se aplica abia de la kilometrul 21. Ministerul Federal de Finanțe a anunțat că de la 1 ianuarie 2026 Pendlerpauschale devine 0,38 euro pe kilometru de distanță simplă între locuință și locul de muncă.

Atenție: se calculează distanța simplă, nu dus-întors.

Exemplu: dacă ai 20 km până la muncă și lucrezi 220 de zile pe an, calculul este:

20 km x 0,38 euro x 220 zile = 1.672 euro Werbungskosten.

Dacă doar această sumă depășește, împreună cu alte cheltuieli, Arbeitnehmer-Pauschbetrag de 1.230 euro, poate crește șansa să primești bani înapoi.

Homeoffice și munca de acasă

Dacă ai lucrat de acasă, poți avea dreptul la Tagespauschale. Din 2023, pentru munca în locuință se poate lua în calcul o sumă de 6 euro pe zi, pentru maximum 210 zile pe an, adică cel mult 1.260 euro. Finanțele NRW explică faptul că această Tagespauschale se poate aplica și angajaților, în anumite condiții, fără să fie obligatoriu să existe un Arbeitszimmer separat.

Important: nu poți declara în același timp pentru aceeași perioadă și Tagespauschale, și costurile pentru un häusliches Arbeitszimmer. Dacă ai un birou separat acasă care îndeplinește condițiile legale, regulile sunt mai stricte și trebuie analizate separat.

Pentru mulți angajați români care au lucrat hibrid, varianta practică este să noteze zilele de homeoffice într-un calendar și să păstreze dovezi rezonabile: contract de muncă, acord de homeoffice, e-mailuri interne sau program de lucru.

Echipamente de muncă: laptop, birou, telefon

Dacă ai cumpărat lucruri necesare pentru muncă, acestea pot fi declarate ca Arbeitsmittel. Exemple: laptop, monitor, imprimantă, birou, scaun ergonomic, telefon, tastatură, mouse, software, cărți profesionale sau abonamente necesare pentru job.

Dacă obiectul este folosit și privat, trebuie estimată partea profesională. De exemplu, dacă folosești telefonul 50% pentru job și 50% privat, nu ar trebui să declari 100% ca fiind profesional.

Pentru sume mai mari, unele obiecte trebuie amortizate pe mai mulți ani. Aici este recomandat să verifici cu Steuerberater sau cu un program fiscal serios.

Cheltuieli cu aplicații, internet și telefon

Dacă folosești internetul sau telefonul pentru muncă, poți declara o parte rezonabilă a costurilor. Pentru angajații cu homeoffice sau muncă flexibilă, aceste sume pot conta.

Important este să nu exagerezi. Dacă ai un abonament privat de internet folosit și pentru familie, nu este realist să declari 100% profesional.

Cursuri, calificări și Weiterbildung

Cursurile profesionale pot fi foarte importante în declarația fiscală. Dacă un curs are legătură cu jobul tău actual sau cu o dezvoltare profesională clară, costurile pot fi Werbungskosten.

Aici pot intra:

taxe de curs, examene, manuale, drumuri, cazare, diurnă în anumite condiții, traduceri de documente profesionale sau recunoașteri de calificări.

Pentru românii care lucrează în Germania și investesc în calificări, limba germană profesională, Ausbildung, certificări IT, cursuri de logistică, Pflege, construcții sau șofer profesionist, această categorie poate fi importantă.

Bewerbungskosten: costuri pentru căutarea unui job

Dacă ai căutat un loc de muncă în Germania, poți declara anumite costuri: fotografii profesionale, printuri, dosare, taxe poștale, drumuri la interviuri sau cazare, dacă a fost necesară.

Și aici trebuie păstrate dovezi: invitații la interviu, e-mailuri, bilete, facturi.

Dublă gospodărie: când lucrezi într-un oraș și locuiești oficial în altul

Doppelte Haushaltsführung poate fi relevantă pentru românii care lucrează într-un oraș din Germania, dar au gospodăria principală în altă localitate sau, în anumite situații, în România.

Regulile sunt stricte. Trebuie să existe o locuință principală reală, participare la costurile gospodăriei și o a doua locuință necesară pentru muncă. Se pot deduce chiria pentru locuința secundară în Germania, drumurile spre gospodăria principală și alte costuri, în limitele legale.

Această zonă trebuie tratată atent, mai ales dacă familia este în România și persoana lucrează în Germania. Nu orice drum în România devine automat deductibil.

Copii, Kindergeld și Kinderfreibetrag

Pentru familiile românești din Germania, Steuererklärung poate fi importantă și din cauza copiilor.

În 2026, Kindergeld crește la 259 euro pe lună pentru fiecare copil, iar Kinderfreibetrag crește la 9.756 euro. Ministerul Federal de Finanțe a confirmat aceste valori pentru anul 2026.

În declarația fiscală, Finanzamt verifică automat ce este mai avantajos: Kindergeld sau efectul fiscal al Kinderfreibetrag-ului. Pentru majoritatea familiilor cu venituri normale, Kindergeld rămâne varianta relevantă, dar pentru venituri mai mari Kinderfreibetrag poate avea efect fiscal mai bun.

Costuri de grădiniță, afterschool și îngrijire copii

Costurile de îngrijire a copilului pot fi deduse în anumite condiții. Începând cu 2025, se pot deduce 80% din costuri, maximum 4.800 euro pe copil pe an. Regula apare în § 10 EStG și este confirmată și de portalul administrației federale pentru servicii publice.

Atenție: de obicei, nu intră costurile pentru mâncare, activități recreative pure sau școală privată. De asemenea, plata trebuie să fie dovedibilă, de regulă prin factură și transfer bancar. Nu este recomandată plata cash dacă vrei deducere fiscală.

Haushaltsnahe Dienstleistungen și Handwerker

Mulți români uită această categorie. Dacă ai plătit servicii în gospodărie, poți reduce impozitul în anumite limite.

Aici pot intra curățenia, îngrijirea grădinii, servicii de întreținere, reparații, zugrăveli sau lucrări făcute în locuință. § 35a EStG reglementează reducerea fiscală pentru haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen și Handwerkerleistungen.

Important: se ia în calcul în special munca prestată, nu materialele. Plata trebuie făcută prin bancă, nu cash.

Asigurări și contribuții

În declarația fiscală se pot lua în calcul și anumite Versicherungen, mai ales Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Haftpflichtversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung sau alte asigurări relevante fiscal.

O parte din aceste informații sunt transmise automat către Finanzamt, dar trebuie verificat dacă datele sunt corecte.

Ce documente trebuie pregătite?

Pentru un angajat român din Germania, dosarul minim ar trebui să includă:

Lohnsteuerbescheinigung de la angajator, contract de muncă, Abrechnungen dacă este nevoie, Steuer-ID, IBAN, adresa actuală, număr de copii, Bescheide pentru Kindergeld, dovezi pentru Kita sau îngrijire copii, documente pentru Krankengeld, Elterngeld sau Arbeitslosengeld, facturi pentru Arbeitsmittel, dovezi pentru cursuri profesionale, abonamente de transport, kilometri până la muncă, zile de homeoffice și facturi pentru servicii în gospodărie.

Nu trebuie să trimiți toate bonurile de la început. ELSTER explică faptul că, în principiu, dovezile se trimit doar dacă Finanzamt le cere. Totuși, trebuie să le păstrezi și să le poți prezenta.

Cum depui declarația fiscală?

Cea mai folosită variantă oficială este ELSTER, portalul online al administrației fiscale germane. ELSTER permite depunerea electronică a declarației, folosirea declarației precompletate, încărcarea dovezilor și primirea deciziei fiscale digital, în anumite condiții.

Din iulie 2026, aplicația MeinELSTER+ permite și „Steuererklärung mit einem Klick” pentru declarații simple aferente anului 2025. Funcția este gândită pentru persoane cu situație fiscală simplă, cum ar fi angajați singuri, în anumite condiții. ELSTER precizează că aplicația folosește datele deja existente și pauschale, iar utilizatorul poate verifica, ajusta și confirma propunerea.

Atenție: dacă ai copii, dublă gospodărie, multe cheltuieli, venituri suplimentare sau situații internaționale România-Germania, o soluție automată simplă poate să nu fie suficientă.

Atenție la e-mailuri false de la Finanzamt

În perioada declarațiilor fiscale apar multe tentative de fraudă. ELSTER avertizează că există e-mailuri și SMS-uri false care promit rambursări de impozit și cer date personale. Administrația fiscală nu cere prin e-mail informații precum Steuernummer, cont bancar, card, PIN sau întrebări de securitate.

Dacă primești un mesaj suspect, nu apăsa pe link și nu introduce datele. Intră direct în contul tău ELSTER sau contactează Finanzamt-ul.

Când merită să faci Steuererklärung chiar dacă nu ești obligat?

Merită în special dacă:

ai avut drum lung până la muncă, ai lucrat de acasă, ai cumpărat echipamente pentru job, ai făcut cursuri, ai avut costuri cu Bewerbung, ai schimbat locul de muncă, ai lucrat doar o parte din an, ai avut salariu variabil, ai copii la Kita sau Hort, ai plătit Handwerker sau servicii în gospodărie, ai plătit asigurări deductibile sau ai avut cheltuieli medicale mari.

Finanțele NRW menționează că declarația voluntară poate merita în special când au existat Werbungskosten, Sonderausgaben sau außergewöhnliche Belastungen.

Greșeli frecvente făcute de angajații români

Prima greșeală este să creadă că Steuererklärung este doar pentru firme sau Selbständige. Nu este adevărat. Și angajații pot primi bani înapoi.

A doua greșeală este să nu păstreze documentele. Dacă Finanzamt cere dovezi și nu le ai, deducerea poate fi refuzată.

A treia greșeală este să nu declare Lohnersatzleistungen precum Krankengeld, Elterngeld sau Kurzarbeitergeld. Acestea pot declanșa obligația de depunere.

A patra greșeală este să declare cheltuieli exagerate, fără legătură clară cu jobul. Declarația trebuie să fie realistă și verificabilă.

A cincea greșeală este să ignore scrisorile de la Finanzamt. În Germania, o scrisoare de la autorități trebuie citită și tratată rapid.

Exemplu simplu: angajat cu navetă și homeoffice

Un angajat român are 18 km până la muncă, merge la serviciu 180 de zile pe an și lucrează 40 de zile de acasă.

Pentru navetă, în 2026: 18 km x 0,38 euro x 180 zile = 1.231,20 euro.

Pentru homeoffice: 40 zile x 6 euro = 240 euro.

Doar aceste două categorii ajung la aproximativ 1.471 euro. Pentru că Arbeitnehmer-Pauschbetrag este 1.230 euro, diferența suplimentară poate începe să conteze fiscal. Dacă mai există și cursuri, echipamente sau alte costuri, rambursarea poate crește.

Concluzie

Steuererklärung 2026 este importantă pentru angajații români din Germania, mai ales dacă au avut navetă, homeoffice, copii, cheltuieli profesionale, perioade cu Krankengeld, Elterngeld, Kurzarbeitergeld sau schimbări de job.

Dacă ești obligat să depui, respectă termenul. Pentru anul fiscal 2025, termenul general este 31 iulie 2026. Pentru anul fiscal 2026, termenul general va fi 31 iulie 2027. Dacă depui voluntar pentru anul 2026, ai timp până la 31 decembrie 2030.

Cel mai important: nu depune la întâmplare și nu ignora documentele. Verifică Lohnsteuerbescheinigung, păstrează dovezile și folosește ELSTER, un program fiscal, Lohnsteuerhilfeverein sau Steuerberater, în funcție de complexitatea cazului.

Acest articol are scop informativ și nu înlocuiește consultanța fiscală individuală.

Surse folosite

Bundesministerium der Finanzen – modificări fiscale 2026: Grundfreibetrag, Kindergeld, Kinderfreibetrag și Pendlerpauschale.

ELSTER – informații pentru persoane private, MeinELSTER+, declarația cu un clic și păstrarea dovezilor.

Finanzverwaltung NRW – termene, obligații de depunere, declarație voluntară și sancțiuni.

Finanzämter Baden-Württemberg – Antragsveranlagung și termenul de patru ani.

BMF / Lohnsteuer-Hinweise – Arbeitnehmer-Pauschbetrag.

Gesetze im Internet / EStG – Werbungskosten, Sonderausgaben, Kinderbetreuungskosten și haushaltsnahe Dienstleistungen.